Materialien für und über EndNote
Einführung in EndNote
Auf folgenden Seiten erhalten Sie einen einführenden Kurs zur Nutzung von EndNote. Dabei gibt es zu jedem Kapitel einen Film, auf dem Sie die einzelnen Schritte noch einmal verfolgen können.
Inhalt
- Start und erste Schritte
- Die Suchfunktion
- Referenzen manuell eingeben
- Import aus HEIDI
- Import aus einer Datei
- Direkter Import
- Ein Literaturverzeichnis in EndNote
- Zitieren in MSWord
- Zitieren in anderen Textverarbeitungsprogrammen
- Bilder mit EndNote verwalten
Start und erste Schritte
Sie können das Programm starten, indem Sie auf die Verknüpfung auf Ihrem Desktop klicken oder das
Programm über Start > Programme > EndNote > EndNote Program aufrufen. Nun erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie
auswählen können, ob Sie eine neue Literaturdatenbank erstellen, die Sie wie gewohnt speichern
können, oder eine bereits vorhandene öffnen wollen.
Für den Anfang wählen sie am besten Open an existing EndNote library. Mittels Browse können
Sie Ihre Datenbank
suchen und öffnen. Die Dateiendung für EndNote-Dateien lautet: enl.
Für die Einarbeitung in EndNote können Sie die mitgelieferte Beispieldatei paleo.enl auswählen.
Sie finden diese in dem Ordner Ihrer EndNote-Installation unter Examples. Klicken Sie auf OK.
Nun wird das Literaturdatenbankfenster geöffnet, in dem in jeder Zeile eine Referenz bzw. die Kurzanzeige hierzu zu finden ist. Auf der linken Seite werden die Gruppen angezeigt, mit denen eine weitere Sortierung der Referenzen ermöglicht wird.
Der Aufbau der Literaturanzeige
In der ersten Spalte, gekennzeichnet mit fig+ , wird angezeigt, ob in der Referenz eine Grafik enthalten ist. Die Büroklammer in der zweiten Spalte enthält Hinweise, ob eine Datei mit der Referenz, z. B. ein PDF-File, verknüpft und abrufbar ist. In den darauf folgenden Spalten werden Autor, Erscheinungsjahr und der Titel der Arbeit angezeigt.
In den neueren Versionen von EndNote werden in weiteren Spalten der Titel der Zeitschrift, der Referenztyp und eine URL-Adresse angezeigt. Durch Anklicken der jeweiligen Spaltenbezeichung (Author, Year, Title) können die Referenzen nach dem jeweiligen Kriterium sortiert werden.
Den Zitierstil ändern
Wenn eine Referenz markiert ist, erscheint in dem unteren Abschnitt des Fensters die Ansicht dieser Referenz im aktuellen Zitierstil. Sie können diesen in EndNote ganz leicht ändern. Dazu müssen Sie lediglich auf das Dropdown-Menü in der Hauptmenüleiste klicken und den gewünschten Zitierstil aus der Liste auswählen. Sie werden beobachten können, wie sich die Ansicht ändert.
Referenzen ändern
Wenn Sie eine Referenz öffnen wollen drücken Sie an der entsprechenden Stelle Enter oder klicken Sie die Referenz doppelt an. Es wird sich dann ein zweites Fenster öffnen. Hier können Sie die vorhandene Information zur Referenz sehen und diese auch ändern und ergänzen.
Sobald sie die Referenz schließen werden alle änderungen automatisch gespeichert!
Die Suchfunktion
Sie können Ihre EndNote-Datenbank auch durchsuchen. Gehen Sie dazu im Menü auf
References > Search References..., klicken Sie auf den Button mit dem Fernglas oder drücken Sie Strg+F.
Es erscheint ein Suchfenster in das Sie in die erste Zeile einen Suchbegriff eingeben können, beispielsweise extinct. Über das Dropdown-Menü daneben können Sie angeben welche Felder durchsucht werden sollen, zum Beispiel Any Field, jedes Feld.
Sie können mit dieser Suchfunktion auch recht komplexe Suchen durchführen, wie etwa die Suche nach Werken aus einem bestimmten Zeitraum. Dazu geben Sie in den nächsten beiden Zeilen, beispielsweise 1990 und 1999 ein. Da es sich hierbei um Jahreszahlen handelt, wählen Sie im Dropdown-Menü daneben Year als zu durchsuchende Felder aus. In der dritten Spalte wählen Sie in der zweiten Zeile Is greater than or equal to und in der nächsten Zeile Is less than or equal to aus.
Somit können Sie Referenzen suchen, die den Suchbegriff extinct enthalten und in dem Zeitraum von 1990 bis 1999 erschienen sind. Nach dem Klicken auf Search werden nur die gefundenen Referenzen angezeigt.
Um wieder in die Gesamtansicht zu kommen klicken Sie in References auf Show all References oder drücken Strg+M.
Referenzen manuell eingeben
Erstellen Sie eine neue Referenz, indem Sie im Menü auf References > New Reference gehen oder Strg+N
drücken. Es erscheint ein neues Referenzfenster, in das Sie die Informationen eintippen können. EndNote
weist neuen Referenzen automatisch den Referenztyp Journal Article zu. Über das Dropdown-Menü können Sie
den Referenztyp ändern.
Während Sie den Namen in das Feld Author eintippen, wird EndNote Vorschläge mit ähnlichen Namen machen, um Ihnen die Arbeit etwas zu erleichtern. Wenn der Name neu in der Literaturdatenbank ist, wird er rot markiert. Wenn der Autor schon bekannt ist, können Sie, sobald der Name angezeigt wird, diesen mit der Tabulator-Taste einfügen.
Autoren werden in der Form: Nachname, Vorname eingegeben. Der Nachname wird also mit einem Komma von den Vornamen abgegrenzt. Wenn Sie mehr als einen Autor haben drücken Sie die Eingabetaste und geben Sie den nächsten Autor in der nächsten Zeile ein. Mit der Tabulator-Taste oder dem Cursor können Sie sich nun durch die Felder bewegen und die vorhandenen Daten in die dafür vorgesehenen Felder eingeben.
Die Referenz wird automatisch gespeichert, sobald Sie sie schließen.
Import aus HEIDI
Eine weitere Möglichkeit, Daten in Ihre Literaturdatenbank einzufügen, ist der Import aus anderen Datenbanken, beispielsweise HEIDI.
In HEIDI speichern Sie die gefundenen
Angaben, die Sie in Ihre Datenbank exportieren möchten, durch Klicken
auf das Diskettensymbol und wechseln dann in das Exportverzeichnis, indem Sie auf die Funktionslasche
Export klicken.
Hier stellen Sie das Format auf EndNote um und klicken dann auf Speichern.
Je nachdem welche Browsereinstellungen Sie haben, werden Sie gefragt, mit welchem Programm Sie die Datei öffnen wollen, oder das Programm EndNote wird gleich geöffnet. Im ersten Fall wählen Sie EndNote.exe aus.
Nun öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Literaturdatenbank auswählen, in der die importierten Referenzen gespeichert werden sollen. Jetzt werden in Ihrer Literaturdatenbank nur die eben importierten Referenzen angezeigt, die Sie an dieser Stelle noch überprüfen und ergänzen sollten.
Für andere Dantenbanken funktioniert das ähnlich. Meistens sind die Schritte, die Sie vornehmen müssen, in der Hilfedatei der betreffenden Datenbank erläutert. Sollten Sie nach einem Importfilter gefragt werden, wählen Sie einen aus, der dem Format der jeweiligen Datenbankt entspricht.
Import aus einer Datei
Es kann vorkommen, dass Sei beim Import aus anderen Datenbanken eine Datei zuerst auf der Festplatte speichern müssen und diese dann in EndNote öffnen müssen. Sie können auch eigene Dateien nach EndNote exportieren.
Sie können die Datei in EndNote über File > Import öffnen. Im folgenden Fenster wählen Sie dann die zu importierende Datei über den Button Choose File aus. Nun suchen Sie nach dem passenden Filter unter Import Option. Sobald Sie auf Import klicken werden die importierten Datensätze gespeichert.
Direkter Import
Beim direkten Import nutzen Sie eine normierte Schnittstelle zu einer Datenbank, um über die Suchmaske
von EndNote direkt in der externen Datenbank zu recherchieren und die Daten zu importieren. Vergewissern
Sie sich, dass Sie mit dem Internet verbunden sind. Im Menü gehen Sie auf Tools > Online Search > New Search.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Datenbank durch Auswahl eines Connection Files bestimmen können.
Mit Quick Search können Sie die von Ihnen gesuchte Datenbank schneller finden.
Nehmen wir an, dass Sie weitere Literatur über Fossilien aus PubMed haben möchten. Wählen Sie die Datenbank aus und klicken Sie auf Choose. Es erscheint nun ein weiteres Fenster, das es Ihnen ermöglicht in der Datenbank zu suchen und wie das Suchfenster von EndNote aussieht.
Geben Sie dann das Stichwort fossil in die erste Zeile ein. In dem Dropdown-Menü daneben wählen Sie Keywords (MeSH). Nun klicken Sie auf Search. Es öffnet sich ein Fenster, das Sie über das Ergebnis Ihrer Suche informiert. Diese Suche liefert über 1000 Referenzen, die Sie in Ihre Literaturdatenbank einfügen könnten. Schließen Sie dieses Fenster durch Klicken auf Cancel und schränken Sie Ihre Suche weiter ein, indem Sie in der zweiten Suchzeile trilobite eintippen. Daneben wählen Sie Any Field aus. Überprüfen Sie, ob beide Zeilen mit dem And-Operator verknüpft sind und suchen Sie erneut. Dieses Mal liefert die Suche viel weniger Referenzen, die Sie durch Klicken auf OK importieren können.
Die importierten Referenzen werden in einem eigenen Fenster angezeigt. Sie können hier die Referenzen anschauen und diejenigen, die Sie Ihrer Datenbank hinzufügen wollen, durch Markieren auswählen. Wenn Sie Strg gedrückt halten, können Sie mehrere Datensätze auf einmal auswählen. In der obersten Zeile finden Sie den Button Copy ... to. Wenn Sie darauf klicken, können Sie auswählen ob die Referenzen in einer neuen Literaturdatenbank, einer weiteren, bereits vorhandenen oder in der aktuellen Literaturdatenbank gespeichert werden sollen.
Nach dem Erfolgreichen Import werden die neuen Datensätze in der Gesamtübersicht, also nicht mehr in einer eigenen Liste, angezeigt. Sie sind noch grau unterlegt.
Ein Literaturverzeichnis in EndNote
Mit den gespeicherten Referenzen können Sie schon in EndNote ein Literaturverzeichnis erstellen und ausdrucken. Dazu wählen Sie zunächst den Zitierstil aus dem Dropdown-Menü aus, den Sie für das Verzeichnis nutzen wollen. Im nächsten Schritt markieren Sie die Referenzen, oder suchen nach Ihnen, die in das Verzeichnis sollen. Mit References > Show Selected References werden nur die markierten Referenzen angezeigt.
Nun können Sie in die Druckansicht wechseln, wenn Sie im Menü auf File > Print Preview gehen. Sie erhalten nun eine Voransicht des Literaturverzeichnisses. Dieses können Sie bereits über File > Export zum Beispiel als Textdatei speichern oder mit File > Print ausdrucken.
Weitere Formatierungen
EndNote bietet auch weitere Möglichkeiten zur Formatierung des Literaturverzeichnisses an. Unter Tools finden Sie die Option Subject Bibliography. Hier können Sie die Felder wählen, aus denen EndNote die Themen erstellen soll. Wenn Sie beispielsweise Keywords markieren, erhalten Sie eine Themenliste, die aus den Schlagworten, die zu den markierten Referenzen vorhanden sind, besteht. Aus dieser Liste können Sie die Themen auswählen, aus denen das Literaturverzeichnis bestehen soll. Nach dem Bestätigen erhalten Sie Ihr Literaturverzeichnis, das Sie mit Layout noch weiter formatieren können.
Zitieren in MSWord
EndNote liefert für das Zitieren in MSWord das Tool Cite While You Write (kurz CWYW), das bei der Installation direkt integriert wird. Die gleichen Optionen, die dieses Tool bietet, finden Sie in MSWord unter Extras > EndNote.
Referenzen einfügen
Schreiben Sie Ihren Text wie gewohnt. Wenn Sie nun an einer Stelle im Text angekommen sind, an der Sie eine Referenz einfügen wollen, klicken Sie auf Find Citation(s). Das funktioniert auch bei Fußnoten. Achten Sie darauf, dass in EndNote die Literaturdatenbank, aus der die Referenzen übernommen werden sollen, geöffnet ist.
Es erscheint ein Fenster, in dem Sie Ihre Literaturangaben mittels
Stichworten, Autorennamen und dergleichen suchen können. Markieren Sie die gewünschten Referenzen und
klicken Sie auf Insert. Im Text erscheint nun ein Platzhalter für die Referenz, der dann automatisch
ersetzt wird. Am Ende des Dokuments finden Sie Ihre fertige Bibliografie.
Die Bibliographie formatieren und einzelne Referenzen ergänzen
Wenn Sie den Zitierstil ändern wollen, müssen Sie nur auf Format Bibliography gehen. Es erscheint ein
Dialogfenster, in dem Sie bei With output style: einen anderen Ausgabestil auswählen können. Unter Browse finden Sie weitere
Stile.
Sie haben hier auch die Möglichkeit genauere Formatierungen für Ihr Literaturverzeichnis
vorzunehmen. Wenn Sie in die Registerkarte Layout wechseln können Sie beispielsweise die
Schriftart und die Schriftgröße angeben, so dass das Verzeichnis anders als der Rest des
Dokuments formatiert wird. Unter dem Punkt können Sie eine Überschrift angeben, die
mit den Quellenangaben erscheinen soll.
Ein Punkt, der immer wieder nützlich sein kann ist Instant Formatting, da Sie hier bei Bedarf das automatische Formatieren, das EndNote immer wieder macht, abschalten können. So haben Sie die Möglichkeit Änderungen vorzunehmen, die nicht ständig wieder wegformatiert werden. Beachten Sie aber, dass Sie diese Ändereungen erst am Ende Ihres Arbeitsprozesses vornehmen sollten, wenn Sie sicher sind, dass Sie keine weiteren Referenzen einfügen wollen und das Literaturverzeichnis fertig ist.
Sie können einzelne Referenzen editieren, indem Sie auf Edit Citation(s) gehen. Es erscheint
ein neues Fenster, in dem Sie die gewünschten änderungen vornehmen können. Die hier vorgenommenen
änderungen beziehen sich nur auf die Referenz in Ihrem Text. Sie können hier angeben, ob der Autor oder
das Jahr nicht angezeigt werden soll (Exclude Author, bzw. Year). Unter den Punkten Prefix und Suffix
können Sie Text einfügen, der vor oder nach der Literaturangabe stehen soll, wie Seitenangaben und
weitere Kommentare. Bei Pages können Sie auch die Seiten angeben, die Sie speziell in diesem Dokument
zitieren. Allerdings wird das standardmäßig nur mit bestimmten Zitierstilen angezeigt, beispielsweise
APA 5th. Mittels Insert und Remove können Sie Zitate hinzufügen oder entfernen.
Zitieren in anderen Textverarbeitungsprogrammen
Sie können Referenzen aus EndNote auch in andere Textverarbeitungsprogramme übernehmen, wenn diese es ermöglichen, dass Sie im RTF-Format speichern können.
Für die Übernahme von Literatur markieren Sie in EndNote die gewünschte Referenz und klicken dann
im Menü auf Edit > Copy. Sie können auch auf das Symbol mit den zwei übereinanderliegenden Blättern
klicken oder Strg+C drücken. EndNote fügt nun in die Zwischenablage einen Platzhalter ein, den Sie in
Ihrem Dokument mit Strg+V einfügen können.
Wenn Sie fertig sind, speichern Sie Ihre Datei im RTF-Format und wechseln zu EndNote. Gehen Sie dann auf Tools > Format Paper > Format Paper. Wählen Sie das zu formatierende Dokument aus und klicken Sie auf OK.
Es erscheint ein Fenster, in dem die gefundenen Platzhalter angezeigt werden. Im unteren Abschnitt können Sie den Zitierstil auswählen. Klicken Sie auf Format... Sie werden gefragt, wo und unter welchem Namen die Datei gespeichert werden soll. Nach dem Bestätigen können Sie auf Close klicken. Sie erhalten nun eine formatierte Kopie Ihres Originaldokumentes. Falls Sie an dem Dokument Änderungen vornehmen wollen, verwenden Sie hierfür das Original und formatieren Sie es wieder über EndNote.
Bilder mit EndNote verwalten
Sie können mit EndNote auch Ihre Bilder verwalten und diese ebenfalls in Ihren Dokumenten zitieren und erhalten dafür auch Abbildungsverzeichnisse.
Um ein Bild in die Referenz einzufügen gehen Sie auf das Feld Figure und dann in dem Menü auf References > Figure > Attach Figure. Es erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie das passende Bild suchen und einfügen können. In dem Feld darunter, Caption, sollten Sie eine kurze Bildbeschreibung eingeben. Diese wird bei der zitierten Abbildung auch angezeigt.
Wenn Sie eine Datei einfügen wollen, gehen Sie ähnlich vor, klicken aber statt auf References > File Attachments > Attach File und das in dem Feld File Attachments.
Um die Bilder in Ihrem Dokument zu zitieren, klicken Sie zunächst auf Find Figure(s). Es erscheint wieder ein Suchdialog und Sie können Ihr Bild, nach erfolgreicher Suche, einfügen und formatieren.
